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La gestion de l’information contenue dans vos serveurs de fichiers doit prendre en compte la maturité de votre politique de déploiement et d’usage d’Office365 (SharePoint Online et OneDrive).

Plusieurs options s’offrent à vous pour optimiser leur gestion : vous pouvez soit l’ensemble des intégrer à votre environnement OneDrive/SharePoint Online, soit permettre à vos utilisateurs d’initier ce service si vous votre plateforme SharePoint est complètement automatisée.

Nous vous proposons dans cet article united nations tour d’horizon plusieurs méthodes l’ensemble des plus communes.

Pourquoi intégrer ses files share à OneDrive ? 

– Désengagement plusieurs serveurs de fichiers dû à obsolescence de l’environnement logiciel ou peut-rrtre un matériel (ex : fin de Home windows 2003)

– Choix de conserver ses données en united nations endroit unique avec maitrise de l’information au sens gestion Big Data (gestion plusieurs accès, conformité, recherche, cycle de vie, ….)

L’ensemble des démarches possibles :

Phase découverte : Cette étape est essentielle puisqu’elle permet de faire united nations audit et de classifier l’information, pour ensuite permettre de prendre plusieurs actions adéquates concernant la confidentialité, la sécurité, l’archivage, la suppression, …

Phase transformation :

Deux options sont possibles : la migration ou peut-rrtre un l’intégration.

Migration vers l’ensemble des OneDrive ou peut-rrtre un bibliothèque SharePoint

  • Fidélité de l’information : possibilité de récupération plusieurs métadonnées (date de création, modification, …) avec l’option d’ajout de métadonnées métiers facilitant la recherche et la classification ultérieure.
  • Consistance plusieurs ACL : Possibilité de récupérer l’ensemble des droits existants avec l’option de l’ensemble des améliorer

Intégration dans Sharepoint Online

  • Pour diverses raisons, certains de nos clients souhaitent conserver une partie de leur file share. Dans ce cas, ils intègrent leurs serveurs de fichiers à Office 365. En résumé, l’ensemble des données restent sur l’ensemble des serveurs de fichiers et ils sont accessibles via plusieurs liens dans Office 365 (voir sales brochure de notre outil FILE SHARE NAVIGATOR ONLINE)

Phase gestion, gouvernance de l’information

Une fois leurs données dans Office365, nos clients appliquent, suivent et améliorent leurs règles de gouvernance grâce à DocAve en manière suivante :

  • Surveillance et gestion du cycle de vie de l’information (détection d’inactivité, rétention, disponibilité, archivage),
  • suivi plusieurs habilitations avec possibilité de délégation au propriétaire en donnée,
  • conformité et confidentialité plusieurs données,
  • suivi plusieurs KPIs, …

Voici united nations exemple concret d’application chez united nations client : l’ensemble des serveurs de fichiers de chaque Business Unit étaient gérés componen united nations correspondant local.

Une fois l’ensemble des données migrées vers Office365, ces correspondants ont désormais la possibilité de continuer à gérer l’ensemble des habilitations uniquement sur ces données, grâce à la délégation de droits dans DocAve.

Grâce à une vue centralisée, le responsable de gestion de l’information a une cartographie précise plusieurs permissions à l’échelle de l’entreprise.

Faciliter l’usage componen l’automatisation

L’ensemble des différentes étapes vues précédemment peuvent être mises à disposition plusieurs utilisateurs métiers en tant que service, permettant ainsi de réduire le temps d’exécution et d’améliorer le suivi et l’adoption. Componen exemple, il sera possible d’envisager via united nations service qu’un utilisateur initie la migration de boy file share  («demande de migration de mon file share ») ou peut-rrtre un demande l’ensemble des droits d’accès à united nations ensemble d’information (« demande d’accès à aux ressources du projet X »).

Ces demandes suivent alors united nations circuit d’approbation et sont ensuite exécutées automatiquement avec plusieurs rapports de suivi.